vemix.ioWartungsgegenstände
Laborgeräte, Messmittel, IT-Systeme, Backups oder Datenbanken führst du mit eigener Kennung, Kategorie, Standort, Kritikalität und Verantwortlichem. Gegenstände lassen sich unterordnen, außer Betrieb nehmen oder stilllegen.
Modul · Wartung
Wartung, die nicht vergessen wird.
vemix plant wiederkehrende Wartung, Prüfung und Kalibrierung, weist sie Verantwortlichen zu und verfolgt jede Fälligkeit bis zum Abschluss. Ob Analysenwaage, Sicherheitswerkbank, Zertifikat oder Backup: Jeder Termin wird zum Auftrag im Eingangskorb, und überfällige Arbeiten bleiben sichtbar.
- Laborgeräte, Messmittel und IT
- Nachweis über das QM-Modul
- Auch ohne QM nutzbar
2 Modi
fester Kalenderrhythmus oder ab tatsächlicher Durchführung
1 Auftrag
je Fälligkeit, ein Rückstand bleibt sichtbar
SOP + QM
Revision beim Start festgelegt, Nachweis verknüpft
Funktionen
Vom Gerät bis zum Nachweis, in einem Modul.
Gegenstände, Vorgaben und Aufträge greifen ineinander: Du beschreibst einmal, was regelmäßig zu tun ist, und vemix sorgt dafür, dass es zur richtigen Zeit bei der richtigen Person ankommt.
Vorgaben mit Intervall
Je Gegenstand beliebig viele Vorgaben: alle n Tage, Wochen, Monate oder Jahre, entweder im festen Kalenderrhythmus oder ab der tatsächlichen Durchführung. Zuständige Person und Vertretung legst du je Vorgabe fest.
Wartungsaufträge automatisch
Ein täglicher Lauf erzeugt aus jeder fälligen Vorgabe einen nummerierten Wartungsauftrag. Für jede Fälligkeit entsteht genau ein Auftrag, auch wenn ein früherer noch offen ist. So bleibt ein Rückstand sichtbar.
Erinnerung & Eskalation
Aufträge erscheinen im zentralen Eingangskorb und in der Tagesmail, mit Vorlauf und am Fälligkeitstag. Bleibt ein Auftrag liegen, geht nach der eingestellten Frist eine Eskalation an den Verantwortlichen des Gegenstands.
Nachweis über das QM
Verknüpfe eine Vorgabe mit SOP und Formulartyp aus dem Qualitätsmanagement. Beim Start legt der Auftrag die wirksame SOP-Revision fest, das Formular legst du direkt aus dem Auftrag an. Auf Wunsch lässt sich ein Auftrag erst mit abgeschlossenem Nachweis beenden.
Nachvollziehbarer Verlauf
Jede Änderung an Gegenstand, Vorgabe und Auftrag steht mit Alt- und Neuwert im Verlauf, ebenso Start, Abschluss, Abbruch mit Begründung und Neuzuweisung. Übersprungene Termine werden vermerkt, nichts wird still verschoben.
Rechte und Rollen
Wartungs-Admin, -Anwender und -Betrachter. Anwender führen nur eigene Aufträge oder Aufträge in Vertretung aus, strikt getrennt je Mandant.
AdminAnwenderBetrachter
Terminmodi
Fester Rhythmus oder ab Durchführung.
Die Kalibrierung ist sechs Wochen zu spät erledigt. Was das für den nächsten Termin bedeutet, legst du je Vorgabe fest.
Kalenderrhythmus
z. B. Prüfung nach NormDer Termin hängt am Starttermin. Eine Verspätung verschiebt nichts, der nächste Auftrag entsteht wie geplant.
Bleibt ein Auftrag offen, entstehen die folgenden trotzdem. So bleibt der Rückstand sichtbar.
Ab tatsächlicher Durchführung
z. B. Kalibrierintervallvemix berechnet den nächsten Termin aus dem echten Abschlussdatum und legt den Folgeauftrag an.
Ein nachgetragener Abschlusstag zählt. Übersprungene Termine stehen im Verlauf.
Ablauf
Vom Gerät bis zum dokumentierten Abschluss.
Das Wartungsmodul steuert, was wann von wem zu tun ist. Gelenkte Anweisungen, Formulare und formelle Prüfungen bleiben im Qualitätsmanagement, die Wartung verweist darauf. Ohne gebuchtes QM funktioniert das Modul ebenso, dann mit Ergebnis und Abschlussnotiz direkt am Auftrag.
- 01
Gegenstand anlegen
Du erfasst das Gerät oder System mit Kennung, Kategorie (IT-System, Backup, Datenbank, Laborgerät, Messgerät oder Sonstiges), Standort, Kritikalität und verantwortlicher Person. Über eine externe Referenz verweist du auf Anbieter-Konsole, Asset-ID oder Handbuch.
- 02
Vorgabe festlegen
Du beschreibst die wiederkehrende Tätigkeit: Intervall, ersten Termin, Terminmodus, zuständige Person, Vertretung und Erinnerungstage. Optional verknüpfst du SOP und Formulartyp aus dem QM und legst fest, ob ein QM-Nachweis Pflicht ist.
- 03
Auftrag entsteht
Liegt eine Fälligkeit im Vorlauf, erzeugt vemix den Wartungsauftrag mit Nummer, Solltermin und Zuständigkeit. Er steht sofort im Eingangskorb der zuständigen Person, die Vertretung sieht ihn mit „i. V.".
- 04
Durchführen
Die zuständige Person startet den Auftrag. Damit wird die dann wirksame SOP-Revision festgehalten. Aus dem Auftrag legst du das passende QM-Formular an; es wird nach dem Anlegen automatisch verknüpft.
- 05
Abschließen
Du schließt mit Ergebnis „ohne Mängel" oder „Mängel festgestellt" und einer Bemerkung ab, auf Wunsch mit nachgetragenem Abschlusstag. Bei Mängeln legst du direkt eine QM-Abweichung an und verknüpfst sie mit dem Auftrag.
- 06
Nächster Termin
Im Kalendermodus bleibt der feste Rhythmus erhalten, eine Verspätung verschiebt nichts. Im Modus „ab Durchführung" berechnet vemix den nächsten Termin aus dem tatsächlichen Abschlussdatum und legt den Folgeauftrag an.
Ohne gebuchtes Qualitätsmanagement funktioniert das Modul ebenso, dann mit Ergebnis und Abschlussnotiz direkt am Auftrag.
Im Einzelnen
Was das Wartungsmodul kann.
Gegenstände
- Eigene Kennung, Kategorie, Standort, Beschreibung und externe Referenz
- Kritikalität niedrig, mittel, hoch oder kritisch
- Status aktiv, außer Betrieb oder stillgelegt; stillgelegte Gegenstände erzeugen keine Aufträge mehr
- Über- und untergeordnete Gegenstände, etwa Anlage und Komponente
- Detailansicht mit allen Vorgaben, Aufträgen und dem Verlauf
Vorgaben & Termine
- Intervall in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren
- Kalenderrhythmus ab Starttermin oder Folgetermin ab tatsächlicher Durchführung
- Gültig bis zu einem Enddatum, pausieren und fortsetzen jederzeit
- Erinnerungstage je Vorgabe, sonst aus den Moduleinstellungen
- Eskalation nach einstellbarer Überfälligkeit an den Verantwortlichen des Gegenstands
Wartungsaufträge
- Fortlaufende Nummern im Format WA-JJJJ-####
- Status offen, in Bearbeitung, erledigt oder abgebrochen
- Übersicht mit Reitern offen, überfällig, abgeschlossen und alle; Filter nach Gegenstand, Zuständigen, Zeitraum und „nur meine"
- Neuzuweisung durch Wartungs-Admins, Abbruch nur mit Begründung
- Höchstens ein Auftrag je Fälligkeit, auch bei wiederholten Läufen
Eingangskorb & Tagesmail
- Offene Aufträge im modulübergreifenden Eingangskorb
- Tagesmail an den Erinnerungstagen, am Fälligkeitstag und bei Überfälligkeit
- Vertretung erhält dieselben Hinweise mit Kennzeichnung
- Einmalige Eskalationsmail je Auftrag
- Links aus Mail und Eingangskorb öffnen direkt den Auftrag
Anbindung an das QM
- SOP aus der QM-Bibliothek, Revision beim Start festgelegt
- QM-Formular direkt aus dem Auftrag anlegen und automatisch verknüpfen
- Vorhandene QM-Datensätze per Nummer verknüpfen
- Nachweispflicht: Abschluss erst mit geschlossenem QM-Nachweis
- Abweichung aus dem Auftrag anlegen, auch nach einem Befund mit Mängeln
Rechte & Nachvollziehbarkeit
- Rollen Wartungs-Admin, -Anwender und -Betrachter
- Anwender führen nur eigene Aufträge oder Aufträge in Vertretung aus
- Änderungsverlauf mit Feld, Alt- und Neuwert je Gegenstand, Vorgabe und Auftrag
- Strikte Trennung je Mandant
- Formelle Signatur und Audit Trail bleiben beim verknüpften QM-Datensatz
Integriert
Wartung und Qualität greifen ineinander.
Mitarbeitende sehen ihre Wartungsaufträge im selben Eingangskorb wie alle anderen Aufgaben.
Wartung
Wann ist was zu tun, und von wem?
- Gegenstände und Vorgaben
- Fälligkeit, Erinnerung, Eskalation
- Wartungsauftrag mit Ergebnis
Qualitätsmanagement
Wie ist es zu tun und nachzuweisen?
- SOP mit gelenkter Revision
- Formular und Nachweis mit Signatur
- Abweichung und Audit Trail
Die Wartung sagt, wann etwas zu tun ist, das Qualitätsmanagement sagt, wie es zu tun und nachzuweisen ist. SOP, Formular, Nachweis und Abweichung bleiben QM-Datensätze mit Signatur und Audit Trail, der Wartungsauftrag verweist darauf. Mitarbeitende sehen ihre Aufträge im selben Eingangskorb wie alle anderen Aufgaben.
FAQ
Häufige Fragen
Für welche Geräte und Systeme eignet sich das Modul?
Für alles, was regelmäßig gewartet, geprüft oder kalibriert werden muss: Laborgeräte wie Waagen, Pipetten, Sicherheitswerkbänke und Kühlschränke, Messmittel, aber auch IT-Systeme, Zertifikate, API-Schlüssel, Backups und Datenbanken. Die Kategorie legst du je Gegenstand fest.
Brauche ich das Qualitätsmanagement-Modul?
Nein. Ohne QM schließt du Aufträge mit Ergebnis und Bemerkung direkt im Wartungsmodul ab. Mit QM verknüpfst du SOPs und Formulare, legst Nachweise und Abweichungen aus dem Auftrag an und kannst den Abschluss an einen geschlossenen Nachweis binden.
Was passiert, wenn eine Wartung überfällig ist?
Der Auftrag bleibt offen und erscheint als überfällig in Übersicht, Eingangskorb und Tagesmail. vemix verschiebt oder schließt nichts automatisch. Nach der eingestellten Frist geht einmalig eine Eskalation an den Verantwortlichen des Gegenstands. Im Kalendermodus entstehen die folgenden Aufträge trotzdem, damit der Rückstand sichtbar bleibt.
Steuert vemix die Geräte oder führt Wartungsarbeiten aus?
Nein. Das Modul plant, erinnert und dokumentiert. Es liest keine Gerätedaten aus, rotiert keine Schlüssel und ersetzt keine Anlagen- oder Ersatzteilverwaltung.
Ist das Modul für GMP-relevante Wartung geeignet?
Das Wartungsmodul plant und protokolliert Änderungen nachvollziehbar. GMP-relevante Nachweise führst du über das verknüpfte QM-Formular. Dort gelten elektronische Signatur und Audit Trail des Qualitätsmanagements, die die Anforderungen von 21 CFR Part 11 und EU-GMP Annex 11 unterstützen. Die Validierung für deinen Einsatzzweck liegt bei dir.
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