vemix.ioRechnungen kommen rein — und laufen bis zur Zahlung durch.
Eingangsrechnungen landen heute im Postfach und werden per Zuruf freigegeben. vemix macht daraus einen Vorgang: weiterleiten oder hochladen, E-Rechnung strukturiert auslesen oder per KI erkennen, fachlich prüfen und im Vier-Augen-Prinzip genehmigen, per SEPA-Datei oder über dein Buchhaltungssystem bezahlen — und am Ende alles gebündelt an den Steuerberater übergeben.
Vom Posteingang bis zur Zahlung — in einem Vorgang.
Rechnung weiterleiten, fertig
Jeder Mandant hat eine eigene Einwurfadresse. Wer eine Rechnung erhält, leitet sie dorthin weiter — aus jedem verwertbaren Anhang entsteht ein Beleg, und der Weiterleiter ist automatisch der Verantwortliche.
E-Rechnung zuerst, KI als Rückfallebene
vemix liest ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung (CII) deterministisch aus dem XML — Beträge, Steuersätze, Fälligkeit, IBAN. Für PDF, Scan und Foto übernimmt die KI. Jeder Beleg zeigt, woher seine Werte stammen.
Ein Prozess, den man versteht
Vier Personen je Beleg: Verantwortlicher, fachlicher Prüfer, Genehmiger, Zahler — vorbelegt aus den Einstellungen, je Beleg änderbar. Keine Freigabematrix, keine Betragsstaffeln.
Bezahlt wird auf deinem Weg
Mit verbundenem Buchhaltungssystem geht der Beleg mit der Freigabe als offener Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office. Ohne Anbindung bündelt vemix freigegebene Rechnungen zu einem Zahllauf mit SEPA-Datei.
Projektkosten ohne Doppelerfassung
Ordnest du einem Beleg ein Projekt zu, erscheint er als Ist-Sachkosten in der Projektkostenrechnung — genau einmal, schreibgeschützt und mit sichtbarer Herkunft.
Übergabe an den Steuerberater
Zeitraum wählen, herunterladen, weitergeben: ein ZIP mit allen Originalbelegen und einer Excel-tauglichen CSV — oder der DATEV-Weg mit EXTF-Buchungsstapel „Aufwand an Kreditor" und Belege-ZIP.
Von der weitergeleiteten Mail bis zum Buchungsstapel.
Der Vorgang folgt dem Beleg, nicht der Zuständigkeit: Erst ist die Rechnung da, dann werden die Personen bestimmt, die sie prüfen, genehmigen und zahlen. Jeder Schritt hat einen Zustand, jeder Zustand einen Verantwortlichen.
Drei Wege führen zum selben Beleg: die Weiterleitung an die mandantenspezifische Einwurfadresse, der Upload mehrerer Dateien direkt in der Liste (PDF, JPG, PNG, XML) oder die manuelle Erfassung, wenn die Rechnung auf Papier im Ordner liegt. Wer weiterleitet, bekommt eine Rückbestätigung mit der vergebenen Nummer — oder den Grund, warum kein Beleg entstehen konnte.
Zuerst wird nach strukturierten Daten gesucht: ein eingebettetes Factur-X-XML im PDF oder eine eigenständige XRechnung im CII-Format werden nach EN 16931 ausgelesen. Erst wenn kein XML da ist, übernimmt die KI und liest dieselben Felder aus PDF, Scan oder Foto.
Erkannt ist nicht erfasst. Die verantwortliche Person prüft die Felder, korrigiert, was zu korrigieren ist, und wählt Prüfer, Genehmiger und Zahler — vorbelegt aus den Modul-Einstellungen, je Beleg frei änderbar. Mit dem Einreichen bekommt der Beleg seine fortlaufende Nummer.
Die fachliche Prüfung beantwortet „ist die Leistung erbracht?" und ist optional — wer keinen Prüfer wählt, geht direkt in die Genehmigung. Die kaufmännische Genehmigung ist Pflicht und unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip: Genehmiger und Verantwortlicher sind nie dieselbe Person, auch nicht für Administratoren.
Sichtbar ist immer genau ein Weg, damit eine Doppelzahlung gar nicht erst naheliegt. Auf „bezahlt" springt der Beleg erst mit der bestätigten Ausführung — vemix sieht die Bank nicht und behauptet es auch nicht.
Mit der Freigabe geht der Beleg als offener Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office. Die Zahlung veranlasst du dort, der Status kommt zurück.
Freigegebene Rechnungen werden zu einem Lauf gebündelt; die Datei im Format pain.001 lädst du fürs Online-Banking herunter.
Gehört die Rechnung zu einem Projekt, wird sie dort als Ist-Sachkosten sichtbar — mit oder ohne Zuordnung zu einer geplanten Kostenposition. Ist das Finanzmodul aktiv, schlägt vemix das Sachkonto vor: erst aus dem Lieferanten-Gedächtnis, dann aus der Planung, zuletzt per KI.
| Projektkostenrechnung | Herkunft | Ist-Sachkosten |
|---|---|---|
| Prüfstand Halle 2 · Fremdleistung | Eingangsrechnung ER-0042 | 3.020,00 € |
| Ungeplant-Topf | ohne Planposition | 0,00 € |
Am Monats- oder Quartalsende wählst du einen Zeitraum. Was nicht buchbar ist, wird benannt und übersprungen — nie auf ein Ersatzkonto gebucht.
Alle Originalbelege, bei E-Rechnungen zusätzlich das XML, und eine CSV, die jede Kanzlei in Excel öffnen kann.
EXTF-Buchungsstapel „Aufwand an Kreditor" mit Vorsteuerschlüssel je Steuersatz, dazu das Belege-ZIP für DATEV Belegtransfer.
Was das Modul kann.
- Mandantenspezifische Einwurfadresse für Lieferantenrechnungen
- Alternativ das Betreff-Tag „#rechnung"; E-Rechnungen werden auch ohne Tag erkannt
- Nur aktive Mitglieder dürfen einwerfen — der Weiterleiter wird verantwortlich
- Rückbestätigung mit Belegnummer oder Fehlergrund
- Upload mehrerer Dateien per Drag & Drop (PDF, JPG, PNG, XML)
- Manuelle Erfassung ohne Datei für Papierrechnungen
- Der Mailrumpf hängt als Kontext am Beleg, flutet aber nicht das CRM
- ZUGFeRD/Factur-X aus dem PDF-XML, XRechnung als eigenständige CII-Datei
- Auslesen nach EN 16931: Verkäufer, Daten, Netto/Steuer/Brutto, IBAN, Zweck
- USt-Aufschlüsselung je Steuersatz — 7 % und 19 % bleiben eine Rechnung
- KI-Erkennung als Rückfallebene für PDF, Scan und Foto
- Jeder Beleg zeigt die Herkunft seiner Werte
- Duplikatprüfung über Datei und Lieferant plus Rechnungsnummer
- Fremdwährung wird erkannt und zur manuellen Behandlung markiert
- Vier Rollen je Beleg: Verantwortlicher, Prüfer, Genehmiger, Zahler
- Vorbelegung aus den Einstellungen — keine Freigabematrix, keine Staffeln
- Fachliche Prüfung optional, kaufmännische Genehmigung Pflicht
- Vier-Augen-Prinzip ohne Ausnahme nach oben, auch für Administratoren
- Ablehnen mit Pflichtbegründung, Verwerfen ohne Löschen
- Historie mit Feld-Diff, jede Umbesetzung der Rollenkette inklusive
- Aufgaben, Tages-Digest und Erinnerung vor Fälligkeit
- Weg 1: mit der Freigabe als offener Eingangsbeleg nach sevDesk oder Lexware Office
- Weg 2: Zahllauf mit SEPA-Datei im Format pain.001
- Immer nur ein Weg sichtbar — nebeneinander legten sie eine Doppelzahlung nahe
- Einzelne Rechnungen auch ohne Lauf manuell als bezahlt bestätigen
- Warnung bei geänderter Bankverbindung desselben Lieferanten
- SEPA-Datei verschlüsselt, nur für Zahlungsberechtigte herunterladbar
- „Bezahlt" erst mit bestätigter Ausführung oder abgeglichenem Status
- Projektzuordnung am Beleg, wahlweise auf eine geplante Kostenposition
- Genau einmal in der Projektkostenrechnung — schreibgeschützt, mit Herkunft
- Ohne Planposition läuft er in den Ungeplant-Topf und zählt trotzdem ins Budget
- KI-erkannte Rechnungsentwürfe per Knopfdruck in die Zahlungsfreigabe
- Keine zweite KI-Analyse, kein zweites Dokument, keine doppelte Bestätigung
- Sachkonto-Vorschlag aus Lieferanten-Gedächtnis, Planung oder per KI
- Ohne Projekt- oder Finanzmodul entfallen die Felder ersatzlos
- Live-Anbindung an sevDesk und Lexware Office
- Mehrere Steuersätze als getrennte Positionen, Beleg-PDF hängt an
- Kontierung dem Steuerberater überlassen: unkontiert auf das Sammelkonto
- Steuerberater-ZIP mit Originalbelegen, XML und detaillierter CSV
- DATEV: EXTF-Buchungsstapel mit stabilen Kreditorennummern
- Belegdokument ab Import unveränderlich, Korrekturen nur an Metadaten
- Aufbewahrung acht Jahre ab Ende des Belegjahres
Zwei Sichten auf denselben Beleg.
Die Eingangsrechnung ist die kaufmännische Wahrheit — Prüfung, Genehmigung, Zahlung. Die Projektkostenrechnung ist die Projekt-Ist-Sicht. vemix hält beide auf einem Beleg zusammen: eine Zuordnung, ein Spiegel, keine Doppelerfassung. Ist das Finanzmodul aktiv, kommt die Vorkontierung dazu; ist sevDesk oder Lexware Office verbunden, geht der Beleg mit der Freigabe dorthin.
Weitere Module
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird — knapp beantwortet.
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