Neu: Projektcontrolling, Kapazitätsplanung und die vemix App für Android

Im Projektmanagement beantwortet vemix jetzt zwei Fragen, für die bisher meist eine Tabelle neben dem System nötig war: Verdienen wir an diesem Projekt Geld? Und wer im Team hat in den nächsten Wochen noch Zeit? Dafür gibt es das neue Projektcontrolling und die Kapazitätsplanung. Außerdem ist vemix jetzt als App für Android da, zunächst als geschlossene Beta.

Warum beides in vemix gehört

Die Zahlen für beide Fragen liegen in vemix schon vor: gebuchte Stunden aus der Zeiterfassung, genehmigter Urlaub und Krankmeldungen, der geplante Aufwand je Aufgabe und Person, Rechnungen, Reise- und Sachkosten. Bisher musstest du sie exportieren und in einer Tabelle zusammenführen. Jetzt rechnet vemix selbst damit, mit denselben Daten, mit denen dein Team ohnehin arbeitet.

Projektcontrolling: Deckungsbeitrag je Projekt, Kunde und Mitarbeiter

Jedes Projekt hat einen neuen Reiter „Controlling“, wahlweise für einen Zeitraum oder kumuliert. Unter Projektmanagement → Controlling siehst du dieselben Kennzahlen über alle Projekte, gruppiert nach Projekt, Kunde, Mitarbeiter oder Funktion. Ein Klick auf eine Zeile führt bis zur einzelnen Buchung. Die Auswertung exportierst du als CSV oder Excel-Datei oder druckst sie.

Mehr zu Projekten, Budgets und Auswertungen findest du auf der Modulseite Projektmanagement.

Gerechnet wird in Stufen:

• Leistungswert: verrechenbare Stunden mal Verkaufssatz. Davon abgerechnet ist, was in festgeschriebenen Rechnungen steckt, der Rest ist noch offen (WIP).
• Erlös: wahlweise die gestellten Rechnungen (Standard; Gutschriften und Stornos mindern) oder der Leistungswert. Bei Festpreisen zählt der Erlös erst mit der Rechnung.
• Personalkosten: alle gebuchten Stunden mal internem Kostensatz.
• Deckungsbeitrag I bis III: Erlös minus Personalkosten, dann minus Reise- und Sachkosten, dann minus einen Gemeinkostenzuschlag auf die Personalkosten, den du einmal für dein Unternehmen festlegst.

Dazu kommen Realisierungsgrad (fakturiert im Verhältnis zum Leistungswert) und Auslastung (verrechenbare im Verhältnis zu allen Stunden). Reisekosten kommen direkt aus dem Modul Reisekosten & Spesen, und du siehst, wie viel davon schon an den Kunden weiterberechnet ist.

Fehlende Sätze überspielt vemix nicht. Verrechenbare Stunden ohne Verkaufssatz zählen mit 0 € und stehen als „ohne Verkaufssatz“ in der Auswertung, Stunden ohne Kostensatz ebenso. So erkennst du sofort, wo eine Zahl zu niedrig ist und welcher Satz noch fehlt.

Woher die Sätze kommen

Verkaufssätze hängen an der Funktion, etwa Consultant, Manager oder Partner: je Projekt oder über eine Standard-Ratenkarte für alle Projekte ohne eigene Sätze, bei Bedarf abweichend an der Aufgabe oder an der einzelnen Buchung. Interne Kostensätze pflegst du je Mitarbeiter mit Gültigkeitszeitraum in den Einstellungen unter Team. Eine Kalkulationshilfe schlägt aus Jahresbrutto, Arbeitgeberanteil und Gemeinkostenzuschlag einen Satz vor; gespeichert wird nur der Satz, das Gehalt nie.

vemix hält die Sätze jeder Zeitbuchung beim Periodenabschluss fest, spätestens bei der Abrechnung. Eine spätere Satzänderung verändert deshalb keine alten Zahlen.

Budget mit Töpfen, Nachträgen und Warnschwellen

Das Projektbudget teilst du in Töpfe auf: Honorar (als Betrag, in Stunden oder beides), Reisekosten und sonstige Sachkosten. Auch einzelne Aufgaben können ein eigenes Budget tragen. Je Topf siehst du den Verbrauch und eine lineare Hochrechnung auf das Projektende. Ändert sich das Budget, erfasst du einen Nachtrag mit Datum, Betrag und Begründung. Er steht in der Projekthistorie und wird nicht gelöscht.

Erreicht ein aktives Projekt eine Warnschwelle, standardmäßig 80 und 100 %, bekommt die Projektleitung eine E-Mail.

Wer was sieht

Reiter und Auswertung sehen standardmäßig PM-Admins und PM-Manager, jeweils für die Projekte, die sie auch sonst sehen. Kosten und Deckungsbeitrag je Mitarbeiter sind an das Recht „Kostensätze je Mitarbeiter sehen“ gebunden, das standardmäßig nur PM-Admins haben. Ohne dieses Recht bleiben die Summen je Projekt, Kunde und Funktion sichtbar.

Wer lieber in Power BI auswertet, liest das Projektcontrolling über die Public API als Tabelle.

Kapazitätsplanung: Wer hat in den nächsten Wochen noch Zeit?

Unter Projektmanagement → Kapazität stellt vemix je Mitarbeiter und Kalenderwoche die verfügbare Zeit dem offenen Restaufwand der Aufgaben gegenüber. Die Heatmap zeigt 4, 12 oder 26 Wochen: hellblau ist noch frei, grün gut ausgelastet, orange eng und rot überlastet.

Mehr dazu auf den Modulseiten Projektmanagement und Zeiterfassung.

• Verfügbare Zeit: das Soll aus dem Arbeitszeitmodell der Zeiterfassung, mit den Feiertagen der jeweiligen Region, abzüglich genehmigtem Urlaub und Krankmeldungen. Davon zählt nur der planbare Anteil, standardmäßig 80 %, denn niemand arbeitet die ganze Woche nur an Projektaufgaben. Den Anteil stellst du für das Unternehmen und je Mitarbeiter ein. Wer kein Arbeitszeitmodell hat, etwa ein Freiberufler, bekommt am Teammitglied eine Verfügbarkeit in Stunden je Woche.
• Restaufwand: die geplanten Stunden je Aufgabenträger minus die Stunden, die diese Person schon auf die Aufgabe gebucht hat. Aufgaben ohne Fälligkeit und überfällige Aufgaben stehen in eigenen Spalten.

Du wählst zwischen zwei Sichten. Bedarf verteilt den Restaufwand bis zur Fälligkeit auf die Tage, an denen die Person verfügbar ist; Überlast zeigt sich als Auslastung über 100 %. Die Vorwärtsbelegung füllt die freie Zeit einer Person nach Priorität und Fälligkeit auf; Überlast zeigt sich hier als Verzug, also als voraussichtliches Ende nach dem Fälligkeitstermin. Beide Sichten rechnen nur, an den Terminen deiner Aufgaben ändern sie nichts. Auf Wunsch beziehst du Aufgaben in Planung und beantragten Urlaub mit ein; sie erscheinen schraffiert.

Ein Klick auf eine Person zeigt ihre Wochen im Detail: geplante Stunden je Projekt gegen die verfügbare Zeit, die Aufgaben mit Restaufwand und Hinweise, wenn eine Aufgabe in einen Urlaub fällt.

Die Auslastung dort, wo du planst

Die Kapazität hat nicht nur ihre eigene Seite. Wählst du Aufgabenträger aus, zeigt vemix deren Auslastung im Aufgabenzeitraum als Hinweis an, ohne die Auswahl zu sperren. Der Mitglieder-Reiter eines Projekts hat eine Spalte „Auslastung (4 Wochen)“, und auf dem Dashboard gibt es die Karten „Meine Auslastung“ und „Überlastungen (nächste 4 Wochen)“.

Im Gantt-Diagramm blendest du außerdem den kritischen Pfad ein: die Kette abhängiger Aufgaben, die das Projektende bestimmt. Kritische Aufgaben sind rot umrandet, und der Tooltip nennt für jede Aufgabe ihren Puffer in Arbeitstagen.

Planung, keine Leistungskontrolle

Grundlage der Kapazitätsplanung sind Arbeitszeitmodell, Abwesenheiten und geplante Stunden, nicht die gebuchte Arbeitszeit einzelner Personen. Wenn dein Unternehmen einen Betriebsrat hat, ist das ein wichtiger Punkt.

Auch die Sichtbarkeit ist geregelt. Jede Person sieht sich selbst, Vorgesetzte sehen ihr Team. Alle Mitarbeiter sehen standardmäßig PM-Admins und PM-Manager; die Projektleitung sieht mit dem Projektfilter alle Beteiligten ihres Projekts. Aufgaben aus Projekten, die jemand nicht sehen darf, erscheinen nur als Sammelzeile „Andere Projekte“. Ob jemand im Urlaub oder krank ist, sehen nur die, die das auch in der Zeiterfassung sehen dürfen. Alle anderen sehen „abwesend“.

Die vemix App für Android (Beta)

Ruft ein Kontakt oder ein Unternehmen aus deinem CRM an, zeigt die vemix App für Android Name und Firma, auch ohne Internetverbindung. Den Abgleich der Rufnummer macht die App auf dem Gerät. Nach dem Gespräch legst du direkt eine Telefonnotiz oder eine Aufgabe zum Kontakt an. Außerdem suchst du Kontakte, siehst ihre Notizen und offenen Aufgaben und hakst Aufgaben ab.

Die mobile Website von vemix ist in der App mit drin: Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldung, Belege und QM-Meldungen, ohne zweite Anmeldung. Anmelden kannst du dich mit Microsoft, mit Google oder mit E-Mail und Passwort.

Mehr zur Anrufer-Erkennung auf der Modulseite CRM, zur mobilen Erfassung unter Zeiterfassung und zu allen Anbindungen unter Integrationen.

So kommst du zur Beta

Die App läuft als geschlossener Beta-Test bei Google Play und ist im Play Store noch nicht öffentlich zu finden. In vemix findest du unter Einstellungen die Seite „vemix App für Android (Beta)“. Dort forderst du die Freischaltung per E-Mail an und nennst das Google-Konto, mit dem du den Play Store nutzt. Du kannst auch direkt an support@vemix.io schreiben. Sobald du freigeschaltet bist, trittst du über den Beta-Link dem Test bei und installierst die App aus dem Play Store. Updates kommen danach wie bei jeder anderen App über Google Play.

Voraussetzungen: Android 10 oder neuer; für das iPhone gibt es die App noch nicht. Dein Mandant braucht mindestens eines der Module CRM, Zeitmanagement, Reisekosten & Spesen oder Qualitätsmanagement. Bereiche, die dein Mandant nicht nutzt, blendet die App aus; die Anrufer-Erkennung setzt das CRM voraus.

Verfügbarkeit

Projektcontrolling und Kapazitätsplanung gehören zum Projektmanagement und stehen allen Mandanten mit dem Modul zur Verfügung. Damit die Zahlen stimmen, lohnt sich vorher ein Blick auf zwei Stellen: die Funktionen und Sätze im Team und in den Projekten für das Controlling, die Arbeitszeitmodelle und den geplanten Aufwand je Aufgabenträger für die Kapazitätsplanung.

Am schnellsten lernst du die neuen Funktionen in einer Live-Demo oder im kostenlosen Testzugang kennen. Und wenn dir beim Controlling oder in der Planung noch etwas fehlt, sag es uns.