Reisekosten & Spesen

Vom Belegfoto bis zur Auszahlung — in einem Vorgang.

vemix rechnet Dienstreisen und reiseunabhängige Auslagen nach deutschem Reisekostenrecht ab: Die Reise wird — wenn Sie wollen — vorab beantragt und genehmigt, der Beleg fotografiert und gelesen, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen kommen aus dem amtlichen BMF-Datensatz, die Freigabe läuft im Vier-Augen-Prinzip — und am Ende stehen ein unterschriebener Beleg, die Auszahlung und, wenn gewünscht, die Weiterberechnung an den Kunden.

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Reisekosten · RK-2026-0042

geprüft

Verpflegungspauschale · 3 Tage

Bern (CH) · amtlicher Satz

192,00 €

Übernachtung · 2 Nächte

Beleg · USt 7 %

324,00 €

Fahrtkosten · 214 km

0,30 € / km

64,20 €

Bahnfahrt Hamburg – Basel

Beleg · USt 19 %

189,00 €

Summe769,20 €

abzüglich Vorschuss−300,00 €

Auszahlung469,20 €

unterschrieben · festgeschrieben

166 Länder

amtliche Pauschalen, taggenau versioniert

Beleg zuerst

die Position entsteht aus dem Foto

§ 147 AO

festgeschrieben und 8 Jahre aufbewahrt

Funktionen

Vom Belegfoto bis zur Auszahlung — nach deutschem Reisekostenrecht.

Der Beleg kommt zuerst

Datei wählen oder fotografieren — die Position entsteht daraus, bereits ausgefüllt. Die Belegerkennung liest Datum, Händler, Bruttobetrag, ausgewiesene Steuersätze, Währung und Belegart; übernommen wird feldweise, und der Prüfer sieht später, was die Maschine gelesen hat.

Pauschalen, amtlich gerechnet

Verpflegung, Übernachtung und Kilometer aus dem BMF-Datensatz 2026 — 166 Länder und 48 Städte mit eigenem Satz. Mahlzeitenkürzung 20/40/40, Mitternachtsregel und Dreimonatsfrist inklusive. Jede Zahl zeigt auf Wunsch ihre Herleitung.

Freigegeben, unterschrieben, festgeschrieben

Zweistufige Freigabe (fachlich und kaufmännisch) mit Vier-Augen-Prinzip ohne Ausnahme nach oben. Danach ein Abrechnungsbeleg mit allen Belegen als Anlage, die digitale Unterschrift des Mitarbeiters — und ab da ist die Abrechnung unveränderlich.

Auszahlung

Mit verbundenem Buchhaltungssystem geht die Abrechnung als Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office, sonst erzeugt vemix einen Zahlungslauf mit SEPA-Datei (pain.001). Vorschüsse werden verrechnet, die IBAN liegt verschlüsselt und wird nur maskiert angezeigt.

Projekt & Weiterberechnung

Mit Projektbezug fließt jede Position als Ist-Sachkosten in die Projektkostenrechnung und wandert per Knopfdruck in Angebot oder Rechnung — mit den je Projekt vereinbarten Sätzen und einer Reservierung, die eine zweite Abrechnung derselben Position ausschließt.

Fibu, Lohn und Betriebsprüfung

DATEV-Buchungsstapel (EXTF) mit einer Zeile je Position und Belege-ZIP, die lohnsteuerliche Auswertung je Mitarbeiter und Monat samt „M"-Fällen sowie ein Betriebsprüfungs-Datensatz mit dem SHA-256 jeder Belegdatei.

Ablauf

Ein Vorgang, acht Schritte — und keiner davon in Excel.

Vom freiwilligen Reiseantrag über die Belegerfassung auf dem Telefon bis zum Buchungsstapel für den Steuerberater läuft alles auf einer Datenbasis. Jeder Schritt ist einzeln erreichbar; wo Ihr Haus einen davon nicht braucht, entfällt er ersatzlos.

01
Reise beantragen — wenn Sie wollen
Der Reiseantrag trägt Anlass, Ziel, Zeitraum, geschätzte Kosten und den beantragten Vorschuss. Entschieden wird er von denselben Zuständigen wie später die Abrechnung, Vier-Augen-Prinzip eingeschlossen: Vorgesetzter, wahlweise die Projektleitung, mit Eskalation und Vertreter. Genehmigung und Ablehnung tragen Urheber und Zeitpunkt, die Ablehnung zusätzlich eine Pflichtbegründung. Wo nicht beantragt wird, fehlt hier nichts — der Antrag ist freiwillig, und eine Reise ohne ihn ist kein unfertiger Vorgang.
02
Reise und Abschnitte anlegen
Der Anlass ist Pflichtfeld — er trägt die betriebliche Veranlassung, ohne die es steuerlich keine Reisekosten gibt. Dazu Ziel, Zeitraum auf die Uhrzeit genau und optional Projekt, Aufgabe und Kunde, die von dort jede Position vorbelegen. Reiseabschnitte halten jeden Ortswechsel fest: Verkehrsmittel, Land, Stadt mit eigenem Satz und die Ankunft als Ortszeit mit ausdrücklicher Zeitzone — bei einer Ankunft um 22:30 Uhr entscheidet genau das über den Tag, mit dem gerechnet wird.
03
Belege erfassen — auch unterwegs
Über der Positionsliste liegt die Ablegefläche: Belege hineinziehen, auch mehrere auf einmal, und aus jedem entsteht eine bereits ausgefüllte Position. Unterwegs übernimmt das die mobile Erfassung — fotografieren, fertig; der erste Beleg legt die Sammelabrechnung des Monats gleich mit an. Standort- und Kameradaten werden bereits im Browser aus dem Foto entfernt, bevor die Datei das Gerät verlässt.
04
Tage prüfen, Pauschalen rechnen lassen
Die Tagesliste zeigt je Reisetag Land und Stadt, die Abwesenheitsdauer, die vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten und die Übernachtung. Sie rechnet sofort mit, und jede Zahl zeigt auf Wunsch ihre Herleitung („BMF 2026, Schweiz — Bern: 82 € / 55 €"). Einzelne Tage lassen sich mit Pflichtbegründung auf ein anderes Land setzen — für den Tagestermin im Nachbarland, den die Reiseabschnitte nicht abbilden.
05
Einreichen und freigeben
Die Freigabe ist zweistufig konfigurierbar: fachlich durch den Vorgesetzten oder die Projektleitung, kaufmännisch durch die Buchhaltung. Das Vier-Augen-Prinzip kennt keine Ausnahme nach oben, und eine Betragsgrenze erzwingt die zweite Stufe auch dort, wo sie sonst aus ist. Das Prüf-Cockpit zeigt jedem Prüfer, was auf ihn wartet — nach Zuständigkeit, nicht nach Status — samt Hinweisen, fehlenden Belegen und Dublettenfunden. Abgelehnt wird mit Begründung, und die Abrechnung geht zurück in den Entwurf.
06
Unterschreiben und festschreiben
Der Abrechnungsbeleg ist ein PDF nach DIN 5008: Reisedaten, Tagesübersicht mit Herleitung, Positionsliste mit Belegnummer, Summenblock, Bankverbindung, Auszahlungsbetrag, Freigabevermerke — und alle Belege als nummerierte Anlage. Der Mitarbeiter unterschreibt ihn digital, auf Wunsch der Freigeber als zweiter. Mit dem Vollzug ist die Abrechnung unveränderlich, und die Aufbewahrungsfrist läuft bis zum 31.12. des achten Jahres.
07
Auszahlen
Mit verbundenem Buchhaltungssystem geht die Abrechnung als Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office, wo die Zahlung veranlasst wird; sonst erzeugt vemix einen Zahlungslauf mit SEPA-Datei im Format pain.001.001.09. Immer nur einer der beiden Wege ist sichtbar — nebeneinander legten sie eine Doppelzahlung nahe. Vorschüsse werden verrechnet, offene Reste stehen an der Zeile, und auf „ausgezahlt" springt die Abrechnung erst mit der bestätigten Ausführung.
08
Weiterberechnen und exportieren
Projektbezogene Positionen erscheinen als Ist-Sachkosten in der Projektkostenrechnung und wandern per Knopfdruck in Angebot oder Rechnung. Nach draußen gehen drei getrennte Datensätze: der Buchungsstapel samt Belegen für den Steuerberater, die lohnrelevanten Beträge je Mitarbeiter und Monat für die Lohnbuchhaltung und der vollständige Bestand mit Beleg-Hashes für den Betriebsprüfer.

Im Einzelnen

Was das Modul kann.

Reiseantrag & Genehmigung

Antrag mit Anlass, Ziel, Zeitraum, geschätzten Kosten und beantragtem Vorschuss
Status Entwurf → Beantragt → Genehmigt bzw. Abgelehnt, jeweils mit Urheber und Zeitpunkt
Entscheidung durch dieselben Zuständigen wie bei der Abrechnung — Vier-Augen-Prinzip inklusive
„800 € beantragt, 500 € genehmigt" bleibt als zwei Zahlen sichtbar statt zu einer zu werden
Ein wartender Antrag sperrt die Reise; geändert wird über das Zurückziehen
Offene Anträge stehen im Prüf-Cockpit über den Abrechnungen — eine späte Genehmigung nützt niemandem
Der Verweis auf die Genehmigung steht später im Abrechnungsbeleg und stärkt die betriebliche Veranlassung

Reise & Reiseabschnitte

Pflicht-Anlass als Nachweis der betrieblichen Veranlassung, mit Vorschlagsliste
Zeitraum datums- und uhrzeitgenau, mit Ortszeit-Offset für Abreise und Rückkehr
Abschnitte je Ortswechsel: Verkehrsmittel, Land, Stadt, freie Ortsangabe, Ankunft in Ortszeit
Sonderregeln für Flug und Schiff (R 9.6 LStR) sowie die Rückreisetag-Regel
Projekt, Aufgabe und Kunde einmal an der Reise statt an jedem Beleg — je Position überschreibbar
Genau eine Abrechnung je Reise; nach dem Einreichen ist der Zeitraum gesperrt
Privattage bei gemischt veranlassten Reisen erzeugen keine Pauschale

Belegerfassung & KI-Erkennung

Mehrere Belege gleichzeitig ablegen — aus jedem entsteht eine ausgefüllte Position
Mobile Erfassung mit Kamera, Fotomediathek oder PDF; der erste Beleg legt die Monatsabrechnung an
Erkennung von Datum, Händler, Sitzland, Bruttobetrag, Währung, ausgewiesenen Steuersätzen und Belegart
Übernahme feldweise per Kästchen; der Vorschlag bleibt an der Position und ist für den Prüfer sichtbar
Hotelrechnung: Vorschlag zur Aufteilung in Übernachtung (7 %) und Nebenleistungen (19 %)
Dublettenprüfung über Abrechnungsgrenzen hinweg — dieselbe Datei als Tatsache, derselbe Vorgang als Verdacht
Eigenbeleg mit Pflichtbegründung, wo ein Beleg fehlt; Pauschalen sind davon ausgenommen

Pauschalen & Rechenkern

BMF-Datensatz 2026 mit 166 Ländern und 48 Städten mit eigenem Satz, dazu Inland 28 / 14 / 20 €
Mitternachtsregel, Acht-Stunden-Grenze, An- und Abreisetag ohne Mindestdauer
Mahlzeitenkürzung 20 / 40 / 40 auf Basis des 24-Stunden-Satzes, mit Deckelung und Eigenbeteiligung
Dreimonatsfrist, über Abrechnungsgrenzen hinweg mitgezählt
Kilometerpauschale 0,30 € bzw. 0,20 €, individueller Firmensatz möglich; Übernachtungspauschale je Nacht
Taggenau versionierte Sätze: ein neues BMF-Schreiben ändert keine bestehende Abrechnung
Jede berechnete Zahl zeigt ihre Herleitung — für den Anwender wie für den Prüfer

Umsatzsteuer & steuerliche Bewertung

Vorsteuer aus dem Bruttobetrag herausgerechnet; Kleinbetragsgrenze bis 250 € (§ 33 UStDV) automatisch erkannt
Reverse Charge nach § 13b UStG als eigenes Kennzeichen — dort kommt die Steuer obendrauf statt heraus
Ausländische Umsatzsteuer ohne deutschen Abzug, getrennt je Land als Vergütungskandidat ausgewiesen
Bewirtung: geschäftlich 70 / 30 aufgeteilt, Arbeitnehmerbewirtung zu 100 % — Vorsteuer in beiden Fällen voll
Bewertung jedes Betrags als steuerfrei, mit 25 % pauschalierbar oder individuell steuerpflichtig
Fremdwährung mit Kurs und Kursherkunft (amtlicher, Tages- oder Kartenkurs); der Eurobetrag kommt vom Server
Ohne ausgewiesenen Steuersatz bekommt eine Position keine Vorsteuer — geschätzt wird nichts

Freigabe & Revisionssicherheit

Zweistufige Freigabe, je Stufe abschaltbar; eine Betragsgrenze erzwingt die kaufmännische Prüfung
Freigeber ist der Vorgesetzte, wahlweise die Projektleitung — mit Eskalation und konfigurierbarem Vertreter
Prüf-Cockpit nach Zuständigkeit statt nach Status, mit Massenfreigabe und benannten Teilerfolgen
Hinweise werden beim Lesen neu beurteilt: ein nachgereichter Beleg räumt die Beanstandung ab
Policy-Hinweise (Einreichfrist, Belegpflicht, Betragslimits) warnen, sperren aber nicht
Festschreibung mit Aufbewahrung bis zum 31.12. des achten Jahres — Belege sind danach nicht mehr löschbar
Audit-Trail mit Alt- und Neu-Wert je Änderung, vom ersten Entwurf an

Vorschuss & Auszahlung

Vorschuss mit Betrag, Zahltag und Zahlweg; er folgt der Reise in ihre Abrechnung und mindert die Auszahlung
Offener Rest aus genehmigt abzüglich gebucht steht in der Auszahlungssicht
Push als Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office, mit Zahlungsabgleich zurück
Ohne verbundenes System ein Zahlungslauf mit SEPA-Datei (pain.001.001.09) fürs Online-Banking
Sperrgründe stehen an der Zeile — fehlende Bankverbindung oder Rückforderung statt versteckter Zeilen
IBAN verschlüsselt gespeichert, nur maskiert angezeigt, jeder Klartext-Zugriff protokolliert
Benachrichtigung bei Einreichung, Freigabe, Ablehnung und Zahlungsanweisung

Projekt, Weiterberechnung & Exporte

Projektbezogene Positionen werden beim Festschreiben als Ist-Sachkosten ins Projekt gespiegelt
„Reisekosten übernehmen" in Angebot und Rechnung — je Position eine einzeln entfernbare Zeile
Vereinbarte Sätze je Projekt (Kilometer, Reisetag, Nacht) schlagen den Belegbetrag
Eine Reservierung schließt die zweite Abrechnung derselben Position aus
DATEV-Buchungsstapel (EXTF) mit Belege-ZIP; die Konten gelten erst nach ausdrücklicher Bestätigung
Lohnrelevante Auswertung je Mitarbeiter und Monat samt der „M"-Fälle je Tag
Betriebsprüfungs-Datensatz (Z3) mit dem SHA-256 jeder Belegdatei, dazu die Verfahrensdokumentation als Vorlage

Rollen & Datenschutz

Eigenes Aktions-Set: eigene Abrechnung, Freigabe, kaufmännische Prüfung, Zahlung, Verwaltung, Sätze, Einstellungen, Export
Vier Standardrollen — von „nur eigene Abrechnungen" bis zur Modul-Administration
Sichtbarkeit serverseitig in jeder Abfrage erzwungen, nicht nur in der Oberfläche
Kein tenantweiter Lesezugriff auf fremde Abrechnungen — Reisekostenbelege sind Beschäftigtendaten
Keine Standortverfolgung; Orte stammen ausschließlich aus der Eingabe
Keine Auswertungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
KI-Belegerkennung je Mandant abschaltbar; ein Löschverlangen endet an der Aufbewahrungspflicht des § 147 AO

Integriert

Teil einer durchgängigen Kette.

Reisekosten stehen nicht allein: Mit Projektbezug landet jede Position als Ist-Sachkosten im Projekt und von dort im abrechenbaren Bestand der Faktura. Den Abrechnungsbeleg unterschreibt der Mitarbeiter über das Signatur-Modul — dieselbe Datenbasis, kein zweites Werkzeug.

Weitere Module

CRM

Kontakte, Firmen und Deals in einer Pipeline.

Projekte

Projekt- und Aufwandsplanung mit Gantt und Abhängigkeiten.

Zeiterfassung

Stunden, Abschlüsse, Urlaub und Krankheit — ArbZG-konform.

Angebote & Rechnungen

Angebote, Rechnungen und E-Rechnung (ZUGFeRD) — direkt aus Projekt und Zeit.

FAQ

Häufige Fragen

Welche Pauschalen rechnet vemix?

Verpflegungsmehraufwand ausschließlich pauschal — das gibt das Steuerrecht so vor: Inland 28 € bzw. 14 €, Ausland nach dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025 mit eigenen Sätzen für 166 Länder und 48 Städte. Dazu die Übernachtungspauschale je Nacht und die Kilometerpauschale mit 0,30 € bzw. 0,20 €. Fahrt- und Übernachtungskosten können Sie stattdessen nach Beleg abrechnen. Die Sätze sind taggenau versioniert: Ein neues BMF-Schreiben kommt als eigener Datensatz hinzu, bestehende Abrechnungen rechnen weiter mit dem Satz, der zur Reise galt.

Wer zahlt das Essen — und was passiert dann mit der Pauschale?

Drei Fälle, und sie enden unterschiedlich. Zahlt der Mitarbeiter selbst, bleibt ihm die volle Tagespauschale; eine Erstattung nach Beleg ist zwar möglich, der über die Pauschale hinausgehende Teil ist aber Arbeitslohn (pauschalierbar mit 25 % bis zur doppelten Pauschale, § 40 Abs. 2 EStG) — vemix weist ihn genau so aus. Stellt der Arbeitgeber die Mahlzeit, etwa über die Firmenkreditkarte oder als Hotelfrühstück, kürzt sich die Pauschale um 20 % für das Frühstück und je 40 % für Mittag- und Abendessen; über 60 € brutto wird daraus ein Belohnungsessen, das voll zu versteuern ist. Lädt Sie dagegen ein Geschäftsfreund ein, wird nichts gekürzt: § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG greift nur bei einer Mahlzeit, die vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt wird — die Einladung eines Kunden ist keine. Die Tagesliste sagt das an Ort und Stelle, damit niemand aus Versehen ankreuzt und sich die eigene Pauschale kürzt.

Warum sind Bewirtungskosten nur zu 70 % abziehbar — und wann zu 100 %?

Die 70 % (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) gelten für die geschäftliche Bewirtung, also wenn Gäste von außen am Tisch sitzen — dann allerdings einschließlich des Kostenanteils der teilnehmenden eigenen Mitarbeiter. Sitzen nur eigene Leute zusammen, etwa beim Teamessen, fehlt der geschäftliche Anlass und die Kosten sind zu 100 % Betriebsausgabe. vemix fragt die Art beim Erfassen ab und bucht entsprechend; die Vorsteuer bleibt in beiden Fällen zu 100 % abziehbar. Im DATEV-Export steht die geschäftliche Bewirtung als zwei Zeilen — abziehbarer und nicht abziehbarer Anteil getrennt, wie es der Betriebsprüfer erwartet.

Was macht die KI mit dem Beleg — und was nicht?

Sie liest ihn, sie entscheidet nicht. Nach dem Upload schlägt sie Datum, Händler, Bruttobetrag, ausgewiesene Steuersätze, Währung, Land und Belegart vor, bei Hotelrechnungen auch die Aufteilung in Übernachtung (7 %) und Nebenleistungen (19 %). Übernommen wird feldweise, der Vorschlag bleibt an der Position gespeichert und ist für den Prüfer sichtbar. Ohne ausgewiesenen Steuersatz bekommt die Position keine Vorsteuer — geraten wird nichts.

Ist die Abrechnung revisionssicher?

Ja. Mit der Unterschrift wird sie festgeschrieben: Beträge, Belege und der Snapshot der Bankverbindung sind danach unveränderlich, und die Aufbewahrungsfrist läuft bis zum 31.12. des achten Jahres nach Belegentstehung (§ 147 Abs. 3 AO). Ein Beleg an einer festgeschriebenen Abrechnung lässt sich nicht mehr löschen — auch nicht über das Netzlaufwerk. Jede Änderung davor steht mit Alt- und Neu-Wert im Verlauf.

Wie kommt das Geld zum Mitarbeiter?

Über einen von zwei Wegen, nie über beide nebeneinander. Ist ein Buchhaltungssystem verbunden (sevDesk oder Lexware Office), geht die Abrechnung als Eingangsbeleg dorthin und die Zahlung wird dort veranlasst. Sonst erzeugt vemix einen Zahlungslauf mit SEPA-Datei im Format pain.001.001.09 für Ihr Online-Banking. Auf „ausgezahlt" springt die Abrechnung erst, wenn Sie die Ausführung bestätigen — die Bank sieht vemix nicht.

Muss jede Reise vorher beantragt werden?

Nein. Der Reiseantrag ist freiwillig: Eine Reise darf entstehen und abgerechnet werden, ohne je beantragt worden zu sein. Wer ihn stellt, bekommt die Genehmigung vorab, kann einen Vorschuss beantragen und findet den Verweis darauf später im Abrechnungsbeleg. Entschieden wird er von denselben Personen wie die Abrechnung — Vier-Augen-Prinzip eingeschlossen.

Was passiert, wenn sich die Reise nach dem Antrag noch ändert?

Solange der Antrag auf eine Entscheidung wartet, ist die Reise gesperrt — der Genehmiger soll über das befinden, was ihm vorliegt, und nicht über einen Zeitraum, den es inzwischen nicht mehr gibt. Der Weg zum Ändern ist das Zurückziehen, und zwar ohne Begründung: Wer seinen eigenen Antrag zurücknimmt, schuldet niemandem eine Erklärung. Danach steht die Reise wieder offen, und der Antrag lässt sich neu stellen. Sobald die Reise abgerechnet wird, ist der Antrag Geschichte — eine Genehmigung, die nach der Reise erteilt wird, stünde im Beleg, als hätte sie vorher vorgelegen.

Kann ich Belege unterwegs mit dem Handy erfassen?

Ja, und die mobile Ansicht kann bewusst genau diese eine Sache: Beleg fotografieren — oder aus Fotomediathek und Dateien wählen, wenn er dort schon liegt —, und die Position entsteht daraus. Der erste Beleg des Monats legt die Sammelabrechnung gleich mit an; wer unterwegs fotografiert, will keine Abrechnung anlegen, sondern den Bon loswerden, bevor er in der Jackentasche verschwindet. Die Liste darunter unterscheidet „wird gelesen" von „offen", damit niemand nacharbeitet, während die Erkennung noch läuft. Standort- und Kameradaten werden im Browser aus dem Foto entfernt, bevor die Datei das Gerät verlässt. Tagesliste, Reiseabschnitte, Prüf-Cockpit und Exporte fehlen dort mit Absicht — das ist Arbeit am Schreibtisch.

Was passiert, wenn ein Beleg zweimal eingereicht wird?

Zwei Regeln greifen, und sie sagen Verschiedenes. Dieselbe Datei ist eine Tatsache: Der Dateihash stimmt überein, meist ist es die zweimal hochgeladene Hotelrechnung. Derselbe Vorgang — gleicher Betrag, gleiches Datum, ähnlicher Händler — ist ein Verdacht, denn zwei Taxifahrten am selben Tag zum selben Preis gibt es; deshalb nennt der Hinweis den Fund und urteilt nicht. Geprüft wird über Abrechnungsgrenzen hinweg je Mitarbeiter, denn der Fall, um den es geht, liegt selten innerhalb einer Abrechnung, sondern in der des Vormonats. Der Hinweis erscheint an der Position und im Prüf-Cockpit — dort, wo entschieden wird. Stornierte und abgelehnte Abrechnungen zählen nicht mit.

Was ist mit Rechnungen aus dem Ausland, die keine Umsatzsteuer ausweisen?

Das ist der Fall des § 13b UStG, und er hat ein eigenes Kennzeichen — weil die Rechenrichtung eine andere ist: Beim gewöhnlichen Beleg steckt die Steuer im Bruttobetrag und wird herausgerechnet, hier ist der Rechnungsbetrag das Netto und die Steuer kommt obendrauf. Ohne Kennzeichen wäre der Beleg von einer echten steuerfreien Leistung nicht zu unterscheiden; beide tragen 0 € Vorsteuer, aber nur bei einem entsteht eine Steuerschuld, die in die Voranmeldung gehört. Schuldner ist dabei das Unternehmen, nicht der Mitarbeiter — ihm wird schlicht der Rechnungsbetrag erstattet. vemix erkennt den Verdachtsfall am Sitzland des Leistenden und weist darauf hin; entscheiden müssen Sie, denn ob § 13b greift, hängt an der Leistungsart und daran, ob der Anbieter im Inland eine Betriebsstätte hat.

Wie kommen Reisekosten auf die Kundenrechnung?

Über den Projektbezug. Mit dem Festschreiben wird jede projektbezogene Position als Ist-Sachkosten ins Projekt gespiegelt; in Angebot und Rechnung holt der Knopf „Reisekosten übernehmen" die festgeschriebenen, weiterberechenbaren und noch nicht abgerechneten Positionen herein — je Position eine eigene Zeile, damit Sie einzelne wieder herausnehmen können. Sind für das Projekt Sätze vereinbart (Kilometer, Reisetag, Nacht), schlagen sie den Belegbetrag, und ein Aufschlag wird darauf nicht mehr gerechnet: mehr zu berechnen, als der Vertrag sagt, ist der eine Fehler, den man auf einer Kundenrechnung nicht machen darf. Jede Zeile trägt ihre Preisherkunft sichtbar, und eine Reservierung schließt aus, dass dieselbe Position auf zwei Rechnungen landet.

Wer darf welche Abrechnung sehen?

Grundsätzlich sieht jeder ausschließlich seine eigene. Wer fachlich freigibt, sieht die ihm unterstellten Mitarbeiter bzw. die über das Projekt zugeordneten; die kaufmännische Prüfung und die Modul-Verwaltung sehen alle. Einen tenantweiten Lesezugriff gibt es nicht — Reisekostenbelege sind Beschäftigtendaten, und die Sichtbarkeit ist enger als in anderen Modulen. Durchgesetzt wird sie serverseitig in jeder Abfrage, nicht nur in der Oberfläche. Die Auszahlungssicht hängt auch lesend am Zahlungsrecht, weil sie Beträge und Bankverbindungen der ganzen Belegschaft zusammenführt. Auswertungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle enthält das Modul keine.

Bereit, Reisekosten ohne Excel abzurechnen?

Starten Sie kostenlos — Beleg fotografieren, Pauschalen rechnen lassen, freigeben, unterschreiben und auszahlen.