Neu: Eingangsrechnungen

Rechnungen, die heute in einem Postfach liegen und per Zuruf freigegeben werden, bekommen in vemix einen festen Ablauf. Das neue Modul Eingangsrechnungen macht aus jeder Rechnung einen Vorgang mit Status und Zuständigkeit, von der weitergeleiteten Mail bis zum Buchungsstapel für den Steuerberater.

Kurz vorweg: Wir hatten etwas anderes angekündigt

Im letzten Beitrag stand, dass als Nächstes die Finanzplanung kommt. Sie kommt auch, sie hat nur den Platz getauscht. Der Grund waren Rückmeldungen aus dem Alltag unserer Kunden: Beim Rechnungseingang ging am meisten schief, und seit dem 01.01.2025 muss ohnehin jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein PDF im Postfach ersetzt keinen Prozess, und eine XML-Datei, die niemand öffnen kann, noch viel weniger.

Wir sagen das so offen, weil wir vemix laufend weiterentwickeln und die Reihenfolge dabei nicht feststeht. Was du uns aus der täglichen Arbeit meldest, kann sie verschieben. Das ist gewollt.

Weiterleiten reicht

Jeder Mandant bekommt eine eigene Einwurfadresse. Wer eine Rechnung erhält, leitet sie dorthin weiter. Aus jedem verwertbaren Anhang entsteht ein Beleg, und wer weitergeleitet hat, ist automatisch verantwortlich. Alternativ ziehst du mehrere Dateien in die Liste oder erfasst eine Papierrechnung von Hand. Nach dem Weiterleiten kommt eine Rückbestätigung mit der vergebenen Belegnummer oder mit dem Grund, warum kein Beleg entstehen konnte. Eine Mail ohne verwertbaren Anhang erzeugt einen leeren Beleg mit Hinweis und geht so nicht unbemerkt verloren.

E-Rechnung zuerst, KI als Rückfallebene

Zuerst sucht vemix nach strukturierten Daten. Ein eingebettetes Factur-X-XML im PDF oder eine eigenständige XRechnung im CII-Format wird nach EN 16931 ausgelesen: Verkäufer, Rechnungsnummer, Fälligkeit, die USt-Aufschlüsselung je Steuersatz, IBAN und Verwendungszweck. Das ist deterministisch und braucht keine KI.

Erst wenn kein XML da ist, übernimmt die Belegerkennung und liest dieselben Felder aus PDF, Scan oder Foto. Jeder Beleg zeigt an, welcher Weg gegriffen hat. Wie bei den Reisekosten gilt: Erkannte Werte sind ein Vorschlag; bestätigen muss sie ein Mensch.

Vier Rollen je Beleg

Ein Beleg trägt vier Rollen: verantwortlich, fachliche Prüfung, Genehmigung und Zahlung. Sie sind aus den Einstellungen vorbelegt und je Beleg änderbar. Die fachliche Prüfung ist optional, die kaufmännische Genehmigung Pflicht. Das Vier-Augen-Prinzip gilt für alle, auch für Administratoren.

Auf Freigabematrix, Betragsstaffeln und Eskalationsketten haben wir bewusst verzichtet. Dafür gibt es eine Historie mit Feld-Diff zu jeder Änderung, in der auch jede Umbesetzung der Rollenkette steht. Wer an der Reihe ist, findet den Beleg in der Aufgabenliste, im Tages-Digest und, wenn es eng wird, in einer Erinnerung vor Fälligkeit.

Bezahlt wird auf deinem Weg

Ist ein Buchhaltungssystem verbunden, geht der Beleg mit der Freigabe als offener Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office. Die Zahlung veranlasst du dort, und der Zahlungsabgleich meldet den Status zurück. Ohne Anbindung bündelt vemix freigegebene Rechnungen zu einem Zahllauf und erzeugt eine SEPA-Datei (pain.001) fürs Online-Banking. Sichtbar ist immer genau ein Weg, denn zwei Wege nebeneinander würden zu Doppelzahlungen führen.

vemix löst die Zahlung nicht selbst aus. Der Beleg springt erst mit der bestätigten Ausführung auf „bezahlt“. Wir haben keinen Einblick in dein Bankkonto. Weicht die IBAN von der zuletzt für denselben Lieferanten bezahlten ab, weist vemix deutlich darauf hin. Betrug mit geänderten Bankverbindungen ist zu verbreitet, um so etwas stumm durchzuwinken.

Eingangsrechnung und Projektkosten

Hier zeigt sich, warum das Modul in vemix steckt: Ordnest du einer Rechnung ein Projekt zu, erscheint sie dort als Ist-Sachkosten, genau einmal, schreibgeschützt und mit sichtbarer Herkunft. Ohne Zuordnung zu einer Planposition läuft sie in den Ungeplant-Topf und zählt trotzdem ins Budget. Umgekehrt wandert ein KI-erkannter Rechnungsentwurf aus den Projektkosten mit einem Klick in die Zahlungsfreigabe, und niemand muss dieselben Belegdaten zweimal bestätigen.

Die Eingangsrechnung bleibt der führende Beleg; das Projekt zeigt sie als Ist-Kosten.

Der Ordner für den Steuerberater

Am Monats- oder Quartalsende wählst du einen Zeitraum. Weg A liefert ein ZIP mit allen Originalbelegen (bei E-Rechnungen zusätzlich mit dem XML) und eine CSV, die jede Kanzlei in Excel öffnen kann. Weg B liefert den DATEV-Buchungsstapel „Aufwand an Kreditor“ mit Vorsteuerschlüssel je Steuersatz und stabilen Kreditorennummern, dazu das Belege-ZIP für den DATEV-Belegtransfer. Was nicht buchbar ist, wird benannt und übersprungen; auf ein Ersatzkonto bucht vemix nie. Das Belegdokument bleibt ab Import unveränderlich und wird acht Jahre aufbewahrt.

Verfügbarkeit und wie es weitergeht

Das Modul steht allen neuen Mandanten zur Verfügung, auch im kostenlosen Testzugang. Für bestehende Mandanten aktivieren wir es auf Anfrage. Es funktioniert eigenständig: Ohne Projektmodul fehlen nur die Projektfelder, und ohne verbundene Buchhaltung bleibt der SEPA-Weg. Die Vorkontierung kommt hinzu, sobald die Finanzplanung verfügbar ist.

Als Nächstes ist die Finanzplanung dran: GuV, CAPEX und Cashflow auf Basis der Projekt- und Sachkosten, die du ohnehin schon erfasst. Für die Eingangsrechnungen selbst stehen strukturierte Skontofristen, ein schlanker Kreditorenstamm und die Zahlungsauslösung direkt aus vemix auf der Liste. Wenn dir im Rechnungseingang noch etwas fehlt, sag es uns.