Neu: Eingangsrechnungen

Ab sofort steht in vemix ein neues Modul bereit: Eingangsrechnungen. Es macht aus dem, was heute in einem Postfach liegt und per Zuruf freigegeben wird, einen Vorgang mit Zustand und Zuständigkeit – von der weitergeleiteten Mail bis zum Buchungsstapel für den Steuerberater.

Kurz vorweg: Wir hatten etwas anderes angekündigt

Im letzten Beitrag stand, dass als Nächstes die Finanzplanung kommt. Sie kommt auch – sie hat nur den Platz getauscht. Der Grund waren Rückmeldungen aus dem Alltag unserer Kunden: Der Rechnungseingang war der Ort, an dem am meisten danebengeht, und seit dem 01.01.2025 muss ohnehin jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein PDF im Postfach ist kein Prozess, und eine XML-Datei, die niemand öffnen kann, erst recht nicht.

Wir sagen das so offen, weil wir vemix kontinuierlich weiterentwickeln und die Reihenfolge dabei nicht in Stein steht. Was uns aus der täglichen Arbeit gemeldet wird, verschiebt sie – und das soll es auch.

Weiterleiten reicht

Jeder Mandant bekommt eine eigene Einwurfadresse. Wer eine Rechnung erhält, leitet sie dorthin weiter; aus jedem verwertbaren Anhang entsteht ein Beleg, und der Weiterleiter ist automatisch die verantwortliche Person. Alternativ ziehst du mehrere Dateien in die Liste oder erfasst eine Papierrechnung von Hand. Wer weiterleitet, bekommt eine Rückbestätigung mit der vergebenen Belegnummer – oder den Grund, warum kein Beleg entstehen konnte. Eine Mail ohne verwertbaren Anhang erzeugt einen leeren Beleg mit Hinweis, statt stillschweigend zu verschwinden.

E-Rechnung zuerst, KI als Rückfallebene

Zuerst sucht vemix nach strukturierten Daten: ein eingebettetes Factur-X-XML im PDF oder eine eigenständige XRechnung im CII-Format werden nach EN 16931 ausgelesen – Verkäufer, Rechnungsnummer, Fälligkeit, die USt-Aufschlüsselung je Steuersatz, IBAN und Verwendungszweck. Das ist deterministisch und braucht keine KI.

Erst wenn kein XML da ist, übernimmt die Belegerkennung und liest dieselben Felder aus PDF, Scan oder Foto. Jeder Beleg zeigt an, welcher Weg gegriffen hat. Und wie bei den Reisekosten gilt: Erkannt ist ein Vorschlag, kein Zustand – bestätigt wird von einem Menschen.

Vier Personen, kein Freigabe-Organigramm

Ein Beleg trägt vier Rollen: verantwortlich, fachliche Prüfung, Genehmigung, Zahlung. Sie sind aus den Einstellungen vorbelegt und je Beleg änderbar. Die fachliche Prüfung ist optional, die kaufmännische Genehmigung Pflicht, und das Vier-Augen-Prinzip kennt keine Ausnahme nach oben – auch nicht für Administratoren.

Was es bewusst nicht gibt: Freigabematrix, Betragsstaffeln, Eskalationsketten. Dafür eine Historie mit Feld-Diff auf jede Änderung, in der auch jede Umbesetzung der Rollenkette steht. Wer an der Reihe ist, findet den Beleg in seiner Aufgabenliste, im Tages-Digest und – falls es eng wird – in einer Erinnerung vor Fälligkeit.

Bezahlt wird auf deinem Weg

Ist ein Buchhaltungssystem verbunden, geht der Beleg mit der Freigabe als offener Eingangsbeleg an sevDesk oder Lexware Office; die Zahlung veranlasst du dort, und der Zahlungsabgleich meldet den Status zurück. Ohne Anbindung bündelt vemix freigegebene Rechnungen zu einem Zahllauf und erzeugt eine SEPA-Datei (pain.001) fürs Online-Banking. Sichtbar ist immer genau ein Weg – nebeneinander legten sie eine Doppelzahlung nahe.

vemix löst die Zahlung nicht selbst aus, und der Beleg springt erst mit der bestätigten Ausführung auf „bezahlt“. Wir sehen die Bank nicht und behaupten es auch nicht. Weicht die IBAN von der zuletzt für denselben Lieferanten bezahlten ab, sagen wir das deutlich – die Masche mit der geänderten Bankverbindung ist zu verbreitet, um sie stumm durchzuwinken.

Zwei Sichten auf denselben Beleg

Auch hier gilt der Grund, warum das Modul in vemix steckt und nicht daneben: Ordnest du einer Rechnung ein Projekt zu, erscheint sie dort als Ist-Sachkosten – genau einmal, schreibgeschützt und mit sichtbarer Herkunft. Ohne Zuordnung zu einer Planposition läuft sie in den Ungeplant-Topf und zählt trotzdem ins Budget. Umgekehrt wandert ein KI-erkannter Rechnungsentwurf aus den Projektkosten per Knopfdruck in die Zahlungsfreigabe, ohne dass jemand dieselben Belegdaten zweimal bestätigt.

Die Eingangsrechnung ist die kaufmännische Wahrheit, die Projektkostenrechnung die Projekt-Ist-Sicht. Ein Beleg, zwei Sichten, keine Doppelerfassung.

Der Ordner für den Steuerberater

Am Monats- oder Quartalsende wählst du einen Zeitraum. Weg A liefert ein ZIP mit allen Originalbelegen – bei E-Rechnungen zusätzlich das XML – und einer CSV, die jede Kanzlei in Excel öffnen kann. Weg B liefert den DATEV-Buchungsstapel „Aufwand an Kreditor“ mit Vorsteuerschlüssel je Steuersatz und stabilen Kreditorennummern, dazu das Belege-ZIP für den DATEV-Belegtransfer. Was nicht buchbar ist, wird benannt und übersprungen – nie auf ein Ersatzkonto gebucht. Das Belegdokument bleibt ab Import unveränderlich und acht Jahre aufbewahrt.

Verfügbarkeit und wie es weitergeht

Das Modul steht allen neuen Mandanten zur Verfügung, auch im kostenlosen Testzugang. Bestandsmandanten schalten wir es auf Wunsch frei – eine kurze Nachricht genügt. Es funktioniert eigenständig: ohne Projektmodul fehlen nur die Projektfelder, ohne Finanzmodul die Vorkontierung, ohne verbundene Buchhaltung bleibt der SEPA-Weg.

Als Nächstes ist die Finanzplanung dran – GuV, CAPEX und Cashflow auf Basis der Projekt- und Sachkosten, die du ohnehin schon erfasst. Für die Eingangsrechnungen selbst stehen strukturierte Skontofristen, ein leichter Kreditorenstamm und die Zahlungsauslösung direkt aus vemix auf der Liste. Wir halten dich hier auf dem Laufenden – und hören weiter zu.