Neu: Datenraum

Ab sofort steht in vemix ein neues Modul bereit: der Datenraum. Damit betreibst du für einen Unternehmensverkauf, eine Finanzierungsrunde oder eine Beteiligung einen virtuellen Datenraum, in dem Bieter, Investoren und deren Berater Dokumente ansehen, aber nicht mitnehmen können – und du siehst, wer wann was wie lange gelesen hat.

Warum jetzt ein Datenraum

Ehrlich gesagt war das Modul zunächst nicht für die Öffentlichkeit gedacht. Wir haben es für den eigenen Bedarf gebaut: Wer Beteiligungen hält und gelegentlich eine abgibt, kennt den Ablauf – NDA per E-Mail, Datenraum bei einem Anbieter, der pro Projekt abrechnet, Fragen der Bieter in Excel-Listen, das Zugriffsprotokoll in noch einem System. Nichts davon weiß etwas von den Kontakten im CRM oder von dem Mandatsvertrag, der zwei Wochen vorher signiert wurde.

Beim Bauen wurde klar, dass genau diese Kette – Kontakt, Mandat, NDA, Projekt, Datenraum, Honorar – der Alltag von M&A-Beratern und Corporate-Finance-Boutiquen ist, und dass vemix jeden Schritt davon bereits abdeckt. Nur der Teil, in dem es um Vertraulichkeit geht, lag bisher außerhalb. Das ist der Grund, warum das Modul heute für alle da ist – und warum es dazu eine eigene Lösungsseite für M&A-Berater gibt.

Die Finanzplanung, die wir im letzten Beitrag angekündigt haben, bleibt das nächste große Thema. Sie ist nicht abgesagt, sie ist nur noch einmal überholt worden.

Ansehen, nicht mitnehmen

Ein externer Betrachter bekommt nie das Originaldokument. vemix rendert jede Seite serverseitig zu einem Bild und liefert nur dieses aus – es gibt keinen Download, keinen Druck und kein PDF im Browser des Bieters. Jede ausgelieferte Seite trägt ein Wasserzeichen mit E-Mail-Adresse des Betrachters, Name des Datenraums und Zeitstempel. Es ist Pflicht und lässt sich nicht abschalten; wer es nicht will, will keinen Datenraum.

Was wir bewusst nicht behaupten: dass sich Screenshots verhindern ließen. Das kann kein Anbieter, auch wenn manche es andeuten. Wer ein Bild sieht, kann es abfotografieren. Das Modul verspricht deshalb genau drei Dinge – das Original ist technisch unerreichbar, jede sichtbare Seite ist einer Person zuordenbar, und jeder Zugriff ist protokolliert. Ein gesperrtes Kontextmenü und ein abgefangenes Strg+P gibt es obendrauf, aber als Komfort gegen Versehen, nicht als Sicherheitsgrenze.

Bietergruppen, die nichts voneinander wissen

Mehrere Parteien arbeiten im selben Datenraum, ohne sich zu sehen. Eine Gruppe erfährt weder, dass es andere gibt, noch was diese sehen dürfen – auch nicht über Umwege wie Suchtreffer, Zähler oder eine Fehlermeldung, die ein Dokument bestätigt, das für sie gar nicht existiert. Selbst die Anmeldung verrät nach außen nicht, wer an einem Verfahren beteiligt ist.

Die Rechte setzt du je Gruppe und Ordner, Unterordner erben, einzelne Dokumente lassen sich abweichend regeln. Dazu kommt die Freigabe in Phasen: Du stellst die Unterlagen für die zweite Runde schon bereit, und sobald du eine Gruppe hochstufst, sieht sie alles – ohne dass jemand eine Regel anfasst. Bevor du öffnest, prüfst du jede Sicht mit „Vorschau als Gruppe“: dieselbe Ansicht, die der Bieter später hat, nicht ein Nachbau.

Kein Konto für Bieter

Externe Mitglieder brauchen weder ein vemix-Konto noch eine Lizenz. Sie melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem sechsstelligen Einmalcode an; die Einladung kommt per Mail, sobald du den Datenraum öffnest – vorher nicht, damit niemand auf einen Link klickt, der noch ins Leere führt. Entziehst du den Zugang oder verschiebst du ein Mitglied in eine andere Gruppe, wirkt das sofort, auch auf eine laufende Sitzung.

Das Portal trägt dein Logo, deine Farbe und deine Fußzeile, und es spricht die Sprache des Mitglieds: Oberfläche, Ordnernamen der Vorlagen, Mails und Wasserzeichen sind durchgängig auf Deutsch und Englisch.

Fragen im Datenraum statt per E-Mail

Bieter stellen ihre Fragen dort, wo das Dokument liegt – mit Bezug auf Ordner oder Datei, nummeriert je Gruppe. Dein Team weist sie zu, setzt Priorität und Fälligkeit, tauscht sich in internen Notizen aus, die nach außen unsichtbar bleiben, und antwortet nachvollziehbar mit Verlauf. Eine Antwort, die alle betrifft, gibst du anonymisiert als FAQ frei – jede einzeln, nie automatisch. Wer viele Nachrichten in kurzer Zeit erhält, bekommt eine Sammelmail statt zwanzig.

Das Protokoll ist das Ergebnis

Für den Verkäufer ist der Bericht über das Engagement der Bieter eines der wichtigsten Ergebnisse eines Datenraums. Deshalb steht im Zugriffsprotokoll nicht nur, wer sich angemeldet hat, sondern welches Dokument geöffnet wurde, welche Seiten wie lange betrachtet wurden und wonach gesucht wurde – je Gruppe filterbar und als CSV exportierbar. Rechte-, Phasen- und Mitgliederänderungen landen zusätzlich im Audit-Log.

Auch die Suche ist da, wie in den anderen Modulen: intern über die globale Suche, im Portal über den Bestand, den die Gruppe sehen darf. Treffer sind seitengenau und springen direkt in den Betrachter.

Der Grund, warum es in vemix steckt

Ein Datenraum für sich allein ist ein Ordner mit Wasserzeichen. In vemix ist er der letzte Schritt einer Kette: Die NDA geht vor der Einladung über die digitale Signatur hinaus, der Mandatsvertrag liegt in der Vertragsverwaltung, Bieter und Investoren stehen im CRM, die Transaktion ist ein Projekt mit gebuchten Stunden, und das Honorar wird aus demselben Projekt in Rechnung gestellt. Nichts wird zweimal erfasst – und mehrere Verfahren laufen nebeneinander, ohne dass etwas zwischen ihnen durchsickert.

Verfügbarkeit und wie es weitergeht

Das Modul steht allen neuen Mandanten zur Verfügung, auch im kostenlosen Testzugang. Bestandsmandanten schalten wir es auf Wunsch frei – eine kurze Nachricht genügt. Es funktioniert eigenständig; die Verbindung zu Signatur, Verträgen und CRM ist der Mehrwert, nicht die Voraussetzung.

Auf der Liste für den Datenraum stehen ein Engagement-Dashboard mit Verweildauer je Gruppe und Ordner, ein Tages-Digest über neue Dokumente und ein Closing-Archiv mit Originalen, Index und Protokoll als ZIP. Das nächste große Thema bleibt die Finanzplanung. Wir halten dich hier auf dem Laufenden – und hören weiter zu.