Neu: Reisekosten & Spesen

Ab sofort steht in vemix ein neues Modul bereit: Reisekosten & Spesen. Damit rechnen Ihre Mitarbeiter ihre Dienstreisen nach deutschem Reisekostenrecht ab – und ihre reiseunabhängigen Auslagen gleich mit. Ein Vorgang ist durchgängig bedienbar: vom Belegfoto auf dem Handy bis zum Geld auf dem Konto.

Zuerst ein Dank

Bevor wir über Funktionen sprechen, ist uns etwas anderes wichtiger. Unsere ersten Kundinnen und Kunden arbeiten inzwischen seit über einem Monat produktiv mit vemix – und sie tun es gern. Sie haben uns in dieser Zeit gesagt, was rund läuft und was nicht, wo ein Klick zu viel steht und welche Kleinigkeit im Alltag den Unterschied macht. Ein Teil dessen, was dieses Modul heute gut kann, steht genau deshalb so darin.

Dafür möchten wir uns bedanken. Wer einem jungen Produkt seine tägliche Arbeit anvertraut, geht in Vorleistung. Das nehmen wir nicht als selbstverständlich – und wir hören weiter zu.

Der Beleg kommt zuerst

Wer auf Reisen ist, hat einen Beleg in der Hand und keine Position im Kopf. Genau so funktioniert die Erfassung: Sie fotografieren die Quittung, und die Position entsteht daraus. Die Belegerkennung liest anschließend Belegdatum, Händler, Bruttobetrag, Steuersätze, Währung, Land und Belegart aus – bei Hotelrechnungen sogar Übernachtungs-, Frühstücks- und Serviceanteil getrennt.

Was die KI liest, ist ein Vorschlag. Sie bestätigen oder korrigieren ihn feldweise, und jeder maschinell befüllte Wert bleibt als solcher erkennbar. Ein Prüfer sieht später beides: was die Maschine gelesen hat und was der Mensch daraus gemacht hat.

Rechnen, wie das Finanzamt es erwartet

Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich nach Pauschale abgerechnet – das gibt das Steuerrecht so vor. Die amtlichen Sätze für Inland und 166 Länder samt abweichender Städte liegen versioniert im System, sodass jede Reise mit den Sätzen rechnet, die an ihrem Datum galten. Der Rechenkern kennt An- und Abreisetage, die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und die Dreimonatsfrist.

Fahrt- und Übernachtungskosten wahlweise nach Beleg oder nach Pauschale, Reisenebenkosten, Bewirtung mit ihren eigenen Regeln, die Aufteilung der Hotelrechnung in 7 % und 19 % – das ist alles da, ohne dass es jemand im Kopf behalten muss.

Von der Freigabe bis zur Auszahlung

Die eingereichte Abrechnung landet im Prüf-Cockpit der Freigabe. Ist sie freigegeben, entsteht ein Abrechnungsbeleg als PDF: alle Positionen, die Bankverbindung und der Auszahlungsbetrag des Mitarbeiters, sämtliche Belege als Anlage. Der Mitarbeiter unterschreibt ihn über eine Signaturanfrage digital – dieselbe E-Signatur, die Sie aus den Verträgen kennen. Danach wird die Abrechnung festgeschrieben und nach § 147 AO aufbewahrt.

Ausgezahlt wird auf zwei Wegen: als Eingangsbeleg an ein verbundenes Buchhaltungssystem (sevDesk oder Lexware Office) oder – ohne verbundenes System – als SEPA-Sammelüberweisung (pain.001). Dazu kommen der Fibu-/DATEV-Export samt Belege-ZIP, die lohnsteuerliche Auswertung je Mitarbeiter und Monat und ein Datensatz für die Betriebsprüfung.

Der Grund, warum es in vemix steckt

Eine Reisekosten-App für sich allein löst nur die halbe Aufgabe. Interessant wird es dort, wo die Kosten hingehören: Jede Position lässt sich einem Projekt zuordnen und fließt dann als Ist-Sachkosten in die Projektkostenrechnung. Ist sie als weiterberechenbar markiert, erscheint sie im abrechenbaren Bestand und wandert von dort in die nächste Kundenrechnung – einzeln herausnehmbar, mit den je Projekt vereinbarten Sätzen.

Genau dieser Weg – Beleg, Projekt, Rechnung – ist der Grund, warum vemix alles auf eine gemeinsame Datenbasis stellt.

Verfügbarkeit

Das Modul steht allen neuen Mandanten zur Verfügung, auch im kostenlosen Testzugang. Bestandsmandanten schalten wir es auf Wunsch frei – eine kurze Nachricht genügt.

Als nächstes größeres Thema arbeiten wir an der Finanzplanung (GuV, CAPEX und Cashflow) auf Basis der Projekt- und Sachkosten, die Sie ohnehin schon erfassen. Wir halten Sie hier auf dem Laufenden.